שתי בקשות שחוזרות אצלנו הכי הרבה: להעביר עותק של הדואר לכתובת נוספת, ולהפעיל מענה אוטומטי לתקופת חופשה. את שתיהן אנחנו מגדירים — כתבו ונעשה.
הפניה
כל הודעה שמגיעה לתיבה נשלחת גם לכתובת נוספת. שימושי כשכתובת כללית כמו info@ צריכה להגיע לשני אנשים, או כשרוצים לראות הכול בטלפון בלי להגדיר תיבה נוספת.
מה לכתוב לנו: מאיזו כתובת, לאיזו כתובת, והאם להשאיר עותק גם בתיבה המקורית. בדרך כלל כן — הפניה בלי עותק מרוקנת לכם את הארכיון, ומגלים את זה מאוחר מדי.
מענה אוטומטי
תשובה שנשלחת אוטומטית לכל מי שכותב אליכם. מה לכתוב לנו: את נוסח ההודעה, תאריך התחלה ותאריך סיום.
שני דברים שכדאי לדעת לפני שמנסחים:
- אל תכתבו שאתם בחו״ל ומתי אתם חוזרים. זו הודעה פומבית שנשלחת לכל שולח, כולל ספאמרים. מספיק לכתוב שאינכם זמינים ומתי תחזרו לענות.
- תנו כתובת חלופית לפניות דחופות. מענה אוטומטי בלי אלטרנטיבה רק מתסכל את הפונה.
שכחתם לכבות מענה אוטומטי אחרי החופשה — זה קורה לכולם. בדיוק בגלל זה אנחנו תמיד מבקשים תאריך סיום: הוא מכבה את עצמו.
